Hei Statsbygg - Prosjekt Norge
PUS in english

Statsbygg

Statsbygg

SUS - Styring av Usikkerhet i Statsbygg

Statsbygg har som del av sin deltakelse i PUS etablert et eget utviklingsprosjekt – SUS – med mål om å utvikle metodikk og verktøy for usikkerhetsstyring, og ta disse i bruk.

Bakgrunn for Statsbyggs satsning var en erkjennelse av at usikkerhetsstyring ble håndtert på en lite systematisk måte, og i for stor grad ”etterskuddsvis” – i form av respons på hendelser som utgjorde trusler mot ønsket prosjektresultat. Et viktig motiv for å delta i PUS – og etablere SUS –  har vært å styrke evnen til å avdekke og håndtere usikkerheter, og derigjennom drive prosjektledelse på en enda bedre måte.

SUS-prosjektets hovedmål er å innføre systematisk usikkerhetsstyring i Statsbyggs byggeprosjekter. Dette er brutt ned i fem delmål:

  • Utvikle og innføre verktøy for styring av usikkerhet i Statsbyggs byggeprosjekter.
  • Utarbeide kursmodul om usikkerhetsstyring i Statsbyggskolen.
  • Utarbeide kommunikasjonsplan blant annet for forankringsarbeid i egen organisasjon.
  • Bidra med erfaringer til og implementere resultater fra forskningsprosjektet PUS
  • Bidra inn mot prosjekt "risikostyring i Staten"

Steg I: Uttesting i referanseprosjekter

I SUS-prosjektets første fase ble det satt i gang arbeid med usikkerhetsstyring i et sett ”referanseprosjekter”. Disse fikk innføring i prinsippene for usikkerhetsstyring, men samtidig frihet til å følge det opp på måter de selv fant hensiktsmessig. Gjennom å samle inn erfaringer fra de ulike prosjektene, ønsket man å finne en egnet metodikk for usikkerhetsstyring i Statsbyggs prosjekter. Det ble gjennomført en evaluering av arbeidet i referanseprosjektene som avdekket styrker og svakheter ved usikkerhetshåndteringen i det enkelte prosjekt og mer generelt i Statsbyggs organisasjon.

Steg II: Utvikling avmetodikk og verktøy

Parallelt med innhenting av erfaringer fra referanseprosjektene, ble det i løpet av 2009 utviklet en egen metodikk for usikkerhetsstyring i byggeprosjektene - inkludert et sett verktøy til bruk for prosjektledelsen.

Metodikken tar utgangspunkt i Statsbyggs prosjektmodell, hvor prosjektløpet deles i faser fra initiering og tidligfase, via prosjektering og bygging, til overlevering til forvalter/bruker. Usikkerhetsstyringen skal være en dynamisk prosess, hvor man på den ene siden avdekker gjeldende usikkerheter – både muligheter og trusler – og på den annen side finner frem til tiltak for å håndtere dem best mulig og samtidig overvåke om tiltakene faktisk har effekt.

Verktøyene er med hensikt enkle, basert på Word og Excel, og består av veiledere og maler. Et viktig moment er at det i den månedlige rapporten fra Prosjektleder til Prosjekteier skal rapporteres på usikkerhetsbildet – både trusler og muligheter, og tiltak inkludert tiltaksansvarlig og frist for gjennomføring av tiltaket.

Steg III: implementering av styrende dokumenter

I januar 2010 var de styrende dokumentene klare til bruk, og Statsbygg besluttet at disse skulle implementeres i byggeprosjektene. Statsbyggskolens kurs i usikkerhetsstyring er oppdatert for å matche styringssystemet best mulig, og det gjennomføres opplæring på mer individuelt/prosjektbasert nivå fr de som ønsker dette.

En viktig del av erfaringsoverføringen går ut på at prosjektmedarbeidere som er i oppstartsfase meg usikkerhetsstyring i eget prosjekt, inviteres som observatører til andre prosjekters usikkerhetsworkshops og andre gruppeprosesser, slik at da kan hente inspirasjon og lærdom til eget prosjekt.

Det etablerte styringssystemet er i utgangspunktet dimensjonert for relativt store prosjekter og baseres på at det sitter mer enn én person i prosjektledelsen fra Statsbyggs side. Dette kan by på utfordringer for de mindre og mellomstore prosjektene som ikke kan ha den samme bemanningen. Parallelt med implementeringen arbeides det derfor i 2010 og 2011 med å lage en tilpasset metodikk som gjør usikkerhetsstyringen mer håndterbar også i disse prosjektene.

For å bygge opp kompetanse internt, behøves noe opplæring i regi av eksterne bidragsytere. En kombinasjon av interne og eksterne ressurspersoner vil måtte benyttes i en overgangsperiode. Målet er imidlertid at Statsbygg innen utgangen av 2011 er ”selvforsynt” med ressurspersoner innen usikkerhetsstyring, og at usikkerhetsstyring inngår som en selvsagt og fullt integrert del av prosjektstyringen.

Andre arbeid:

Statsbyggs metodikk og verktøy for usikkerhetsstyringen fremgår av dokumentene under:

  • Prosedyre om usikkerhetsstyring
  • Veileder i usikkerhetsstyring
  • Mal for ”Plan for usikkerhetsstyring”
  • Usikkerhetsmatrise – mal og eksempel
  • Usikkerhetsregister – mal og eksempel
  • Månedlig rapportering av usikkerhetsstyring fra PL til PE – mal og eksempel

 

Statsbygg og PUS - arkiv: Klikk her.