Hei Kommunikasjon til prosjektets interne interessenter - Prosjekt Norge
PUS in english

Kommunikasjon til prosjektets interne interessenter

Verktøy:

Det første stadiet av usikkerhetskommunikasjon kan i hovedsak beskrives som intern kommunikasjon, jfr. alternativ A i figur 1. Ansvaret for usikkerhetshåndtering er delegert fra prosjekteier til prosjektleder eller en annen medarbeider i prosjektet. Denne kommunikasjonen omfatter i hovedsak mottakelse av instrukser og implementering av disse. Den dominerende interaksjonen og utveksling av usikkerhetsinformasjon foregår mellom ansvarlig for usikkerhetshåndtering, prosjektleder og øvrig prosjektpersonell. Fokuset er på håndtering og styring av intern oppgavebasert usikkerhet.

image002.gif

Figur 1: Uvikling i kommunikasjon av usikkerhet

Nøkkelfaktoren som skiller det første og det andre stadiet av usikkerhetshåndtering er behovet for å utvide fokuset til også å inkludere eksterne forhold, jfr. alternativ B i figur 1.

Utviklingen mellom andre og tredje stadium i usikkerhetshåndtering og kommunikasjon av usikkerhet er et utvidet syn på at usikkerhetene ikke angår bare prosjektet, men også toppledelsen og prosjekteier, jfr. alternativ C i figur 1. Usikkerhetsstyringen må få et videre perspektiv som også inkluderer prosjektansvarlig nivå. Skal toppledelsen, f.eks. prosjekteier, være i stand til å ta viktige beslutninger for prosjektet på en effektiv og helhetlig måte er det viktig at prosjektledelsen kommuniserer usikkerhetsinformasjon oppover til prosjekteier. Prosjekteier vil også kunne kommunisere usikkerhetsinformasjon med interessenter, for eksempel ved at linjeledere eller representanter fra offentlige myndigheter er representert i prosjektets styringsgruppe.

Selv om de ansvarlige for usikkerhetshåndteringen i prosjekter er enige i at en slik utvikling har et stort potensial, er mangelfull kunnskap om usikkerhetsbegreper og -metoder hos toppledelsen en barriere for utstrakt kommunikasjon. Ikke bare kan det gjøre det vanskelig å diskutere de ulike usikkerhetene i seg selv, men det kan også forhindre kommunikasjon om aktuelle metoder for å styre usikkerhetene. Løsningen vil være å øke kunnskapsnivået hos toppledelsen innen usikkerhetshåndtering og etablere et felles begrepsapparat. Hensikten er å øke både kvantiteten og kvaliteten på usikkerhetskommunikasjon mellom prosjektet og toppledelsen for å sikre bedre usikkerhetsstyring.