Hei Planlegge usikkerhetsstyring - Prosjekt Norge
PUS in english

1. Planlegge prosjektets usikkerhetsstyring

Formålet med planlegging og implementering av usikkerhetsstyring er å etablere en prosess for usikkerhetsstyring. Der hvor det finnes en prosess for usikkerhetsstyring i organisasjonen skal prosessen for usikkerhetsstyring implementeres i denne. Aktiviteten skal etablere hvem som skal utføre usikkerhetsstyring, definere prosessen for usikkerhetsstyring som skal benyttes, angi ressursene som trengs for å implementere prosessen, og definere hvordan usikkerhet og håndteringen av usikkerhet skal kommuniseres og koordineres mellom prosjektets interessenter. Aktiviteten skal gjennomføres i oppstarten av prosjektet og gjentas når en har behov for å forandre informasjon. Aktiviteten kan ende ut i en plan for usikkerhetsstyring. ISO 16085 er opptatt av at usikkerhetsstyringen skal implementeres i organisasjonen.

De 6 H-ene er beskrevet som et hjelpemiddel i denne fasen:

  • Hvem - avklare hvilke roller de ulike partene skal ha under prosessen?
  • Hvorfor - avklare hvorfor usikkerhetsanalyse /-styring skal gjennomføres?
  • Hva - avklare hva som skal analyseres og styres?
  • Hvordan - avklare hvordan, og med hvilke metoder usikkerhetsstyringen skal foregå?
  • Hvormed - hvilke ressurser som skal settes av til usikkerhetsstyring?
  • Hvortid - når må usikkerhetsstyringen foregå?

PMI påpeker at planlegging av usikkerhetsledelse er prosessen med å bestemme hvordan en tilnærmer seg og planlegger slike aktiviteter i prosjektet. Det er viktig å planlegge for de usikkerhetsledelsesprosessene som følger for å sikre at nivå, type og synliggjøring av usikkerhetsstyringen står i et rimelig forhold til både usikkerhetene og hvor viktig prosjektet er for organisasjonen.

God risikostyring forutsetter et sunt styrings- og kontrollmiljø. Dette omfatter kulturen i organisasjonen som skal styres, og de ansattes holdninger til risikostyring. Faktorer som former styrings- og kontrollmiljøet vil være:

Det aksepterte nivå på risiko

  • Ledelsens holdning til og interesse for effektiv risikostyring
  • Hvordan ledelsen vektlegger måloppnåelse, integritet, etiske verdier og tilstrekkelig kompetanse på de ulike ledelsesnivå og hos organisasjonens øvrige medarbeidere
  • Organisasjonsstrukturen
  • Måten ledelsen tildeler ansvar og myndighet på.
  • Hvordan ledelsen sikrer at alle ansatte forstår virksomhetens målsettinger.

PMI beskriver leveransen fra denne delen av prosessen som en plan for usikkerhetsstyring. Planen skal beskrive hvordan identifikasjon, kvalitativ og kvantitativ analyse, tiltaksplanlegging, overvåkning og styring vil bli strukturert og utført gjennom prosjektets livssyklus. Plan for usikkerhetsstyring kan inneholde følgende:

  • Metodikk - Beskriver tilnærmingsmåte, verktøy og datakilder som kan benyttes for å utføre usikkerhetsstyring på dette prosjektet.
  • Roller og ansvar - Definerer for hver aksjonstype i plan for usikkerhetsstyring hvem som leder, hvem som støtter og hvem som deltar.
  • Budsjettering - Etablerer et kostnadsbudsjett for usikkerhetsstyring i prosjektet.
  • Tidsplanlegging - Bestemmer hvor ofte usikkerhetsstyringsprosessen skal utføres i løpet av prosjektets livssyklus, og implementerer aktiviteter fra usikkerhetsstyring inn i prosjektets tidsplan.
  • Poenggiving og tolkning - Poenggivning og tolkningsmetoder som er egnet for type og tidspunkt av den kvalitative og kvantitative usikkerhetsanalysen som utføres. Metoder og poenggivning må bestemmes på forhånd for å sikre konsistens.
  • Terskelverdier - Kriterier for terskelverdier som vil bli gjenstand for tiltak, av hvem og hvordan. Prosjekteier, kunden eller sponsoren kan ha ulike terskelverdier for usikkerhet. De aksepterte terskelverdier utgjør målsetningen som prosjektteamet vil måle mot.
  • Rapportformater - Beskriver innhold og format på plan for tiltak mot usikkerhet. Definerer hvordan resultatene fra usikkerhetsstyringsprosessene vil bli dokumentert, analysert og kommunisert til prosjektteamet, interne og eksterne interessenter, sponsorer og andre.
  • Oppfølging - Beskriver hvordan alle fasetter av usikkerhetsstyringsprosessene vil bli dokumentert til fordel for det pågående prosjekt, fremtidige behov og endringer Beskriver om og hvordan en vil revidere usikkerhetsstyringsprosessen.